Referat af hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 04-06-2009 kl. 19.00

(godkendt)

Til stede: Tommy Kristensen, Solveig Haahr Kristensen, Kurt Poulsen, Svend Lindahl Nielsen og Anne-Mitha Sørensen

Afbud: Torben Krog

Fraværende: Gymnastikafdelingen uden afbud

Referant: Anne-Mitha Sørensen

Intro af vores nye hjemmeside ved Jan Vad og Jens-Kristian Sørensen

Jens-Kristian var mødt frem og orienterede om det DGI kursus, som de begge havde deltaget i med henblik på opstart af ny hjemmeside for Biersted IF.Jens-Kristian oplyste, at Ulrik har overdraget materialet, som ligger på til dem, så hvis der er noget, som de forskellige afdelinger ønsker lagt ind på den nye hjemmeside, så kan det findes frem.

Foreningen har 1 måneds gratis prøvetid på den midlertidige/ny hjemmeside og den gratis periode udløber om tre dage. Prisen for hjemmesiden på årsbasis er1260 kr. incl. moms. En enig HB besluttede, at vi køber et års abonnement og samtidig vil foreningen beholde vores hidtidige navn på hjemmesiden

De to webmaster har oprettet en mailadresse hvortil materiale til hjemmesiden skal sendes. Tommy opfordrer alle afdelinger til at bidrage med at gøre hjemmesiden så opdateret som muligt, således at vore medlemmer løbende kan følge med i, hvilke aktiviteter der foregår i foreningen. Træningstider, trænere og tlf. numre er vigtig information, som

SKAL være opdateret.

Svend vil til næste HB møde lave et skriftlig udkast til de forskellige politikker, som foreningen har (disse er pt. uskrevne). Der er udarbejdet en skriftlig politik omkring rygning.

Hjemmesiden skal i løbet af efteråret indeholde foreningens forskellige Politikker, så alle kan læse disse.

En velkomstfolder til nye medlemmer bør også kunne udskrives fra hjemmesiden.

Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt.

Solveig bad om, at vi startede med punkt 3.3 Hovedkassereren.

Godkendelse af referat fra 27. april 2009

Referat godkendt.

Meddelelser/orientering

3. Hovedkassereren

Solveig orienterede om problemer med at få momsfritagelse til mosefesten.

Hans Peter Urth som igennem mange år har søgt om momsfritagelse til vores årlige mosefest havde kontaktet Solveig i mandags, fordi Skat i år ikke villegive os momsfritagelse på baggrund af, at foreningen selv drev cafeteriet.

Solveig har kontaktet Skat Bornholm Kirsten og der redegjort for de problemer, som foreningen var løbet ind i, og spurgt ind til, hvordan vi skulle gribe sagen an. Kirsten havde oplyst at tilbage i 2002 var der kommet nye regler på området, således at foreningen ikke behøvede at være momsregistreret.

Pr. 31. maj 2009 er foreningen afmeldt moms. Torben har optalt vores varelager i cafeteriet pr. samme dato. Ovennævnte betyder, at vi i fremtiden ikke behøver at søge momsfritagelse til haldiskoteker.

Solveig fortalte, at Lotte Krog kører regnskabet for mosefesten på en separat konto, men på foreningens regnskabssystem.

Solveig oplyste endvidere, at alle afdelingskasserer var fuldt opdateret.

Halinspektør Gitte Nielsen er fratrådt pr. 31. maj 2009. Foreningen mangler blot lønrefusion fra kommunen for maj måned.

Jævnført HB referat 270409 punkt 3.c. Da ikke er lykkedes at finde en ny hovedkasserer, så forelagde Solveig en aftale mellem Biersted IF og Talknuseren v/Solveig Kristensen om at fortsætte som hovedkasserer mod betaling (4000 kr. + moms pr. måned) indtil en ny hovedkasserer bliver valgt. Aftalen træder i kraft pr. 1. april 2009 og kan opsiges af begge parter med 2 mdr. varsel. Tommy Kristensen underskrev aftalen, idet Biersted IF er nødt til at have styr på foreningens økonomi.

Både Tommy og Solveig opfordrede alle til at gøre en kraftig indsats for at få fundet en ny hovedkasserer. Samtidigt diskuterede HB, om afdelingerne generelt var nødt til at hæve kontingenterne, når foreningen ikke kan finde frivillige til eksempelvis hovedkassererposten.

1. Hovedformanden

Der er kommet brev fra kommunen om den endelige halfordeling i Bierstedhallen for sæsonen 2009/2010. Aabybro HK har fået mandag fra kl. 20.00 til kl. 22.00 i Bierstedhallen. Tommy uddelte skema for halfordelingen.

Biersted IF har bedt kommunen om kopi af timefordelingen i de øvrige haller og meddelt kommunen, at Biersted IF vil holde et vågent øje med, om Aabybro HK benytter de tildelte timer i Bierstedhallen. Det er vores floorball spillere, der har mistet deres træningstider.

Der er kommet brev fra Spar Nord om indstilling af personer til Årets Bjessing

2009. Biersted IF har ikke p.t. nogle kandidater.

Vedr. motorcykelklubben jævnført HBreferat 270409 punkt 3.A.

Tommy har kontaktet kommunen, der oplyser, at de ikke har modtaget nogen henvendelse fra motorcykelklubben. Det betyder, at MC klubben ikke har dannet en forening, der er berettiget til lokaler i henhold til Folkeoplysnings- loven. I HB regi besluttede vi, at Tommy sender MC klubben informationer om vores henvendelse til kommunen og kommunens svar herpå, samtidig vil Tommy tilkendegive, at MC klubben er velkommen til at kontakte Svend Lindahl fra HB, som gerne stiller sin DGI foreningsrådgiver assistance til rådighed for MC klubben. MC klubben kan evt. rette henvendelse BIF Vennekreds om lån/leje af Vennestedet.

Næstformanden (ikke tilstede/ formanden fremlægger følgende fra næstformanden)

Biersted Vandværk har i denne uge opsat vandkøler i klubhuset efter ansøgning fra Biersted IF. Dejligt koldt vand til alle. Man skal selv medbringe krus eller drikkedunk.

Tress har foretaget det lovpligtige haleftersyn. Alt er fundet i orden. En ribbe er blevet repareret. Klatretovet i hallen er meget slidt og på baggrund heraf har Torben indhentet tilbud på et nyt klatretov pris 6.000 kr. + moms. HB siger god for indkøb af nyt tov, idet foreningen løbende af hensyn til økonomien bør sørge for at udskifte slidt inventar.

Vedr. lys i hallen. Torben har fået oplyst, at foreningen vil kunne spare ca. 30.000 kr. årligt i strømforbrug ved at udskifte lysstofrørene, men det kræver en meget stor engangsudgift at skifte armatur og rør. Ejnar Sørensen arbejder i øjeblikket på opgaven, som evt. involverer ansøgning hos elselskaber, fonde og lignende.

 4. Fodbold

Svend fortalte, at Nørhalne Cup var forløbet fint, god omsætning og mange personer involveret i arbejdet. Overskuddet er ikke endelig opgjort. Lisbeth og

N.O. har været til evalueringsmøde, og Biersted fik ros for deres indsats. Eneste minus var, at der første aften var for lidt mad, men det var ikke Biersteds skyld.

Serie 3 er afhængig af om andre hold sætter point til, hvis holdet skal ud og spille om oprykning, men i LP turneringen er holdet nået til 6. runde og skal på tirsdag den 9. juni møde Lindholms DS hold. Samme aften er der arrangeret grillaften, hvor sponsorer også bliver inviteret.

I uge 31 kommer der engelske spillere, der skal opholde sig i klubhuset hele ugen, hvor fodboldafdelingen er ansvarlig for ophold og bespisning.

Svend fortalte, at klubben ikke har flere vimpler tilbage, og derfor anmodes HB om at bestille. Mitha oplyste, at foreningen indkøbte 100 vimpler i efteråret

2003. HB vil bede Torben om snarest at bestille 100 vimpler.

Torsdag aften skal fodbold stille med mandskab til at rejse det store festtelt til mosefesten. Det bliver serie 3 og serie 5 spillerne.

5. Badminton

Kurt oplyste, at der bliver opstart for senior og veteraner den 19. august, mens ungdom starter den 26. august.

Der mangler en træner til U 13 og U 15.

Kurt har fået en henvendelse fra Chr. Juul om, at petanque banerne bliver gjort brugbare igen i næste uge og badminton vil indlemme petanquespillerne i deres afdeling, idet der er et ønske blandt tidligere spillere om fortsat at kunne spille petanque i Biersted. Petanque blev nedlagt i februar, idet ingen ville påtage sig bestyrelsesposter.

Gymnastik

Ikke tilstede

7. Håndbold

. Afdelingen er i planlægningsfasen med henblik på næste sæson med hensyn til trænere. Der skal være bestyrelsesmøde i håndbold i næste uge og møde med Nørhalne om samarbejde ugen efter. Det blev til en 3. plads i Karat Kaffe Værdimærkeindsamlingen. Til Mosefesten sørger håndboldafdelingen for gratis rundstykker og kaffe lørdag morgen; flaghejsning i byen lørdag og søndag samt opstilling og nedtagning af borde og stole til Bankospillet i Hallen søndag aften.

4. Behandlingspunkter/ diskussion

Tema spinning(mulighed for at etablere spinningslokale i mødelokalet)

Fra sidste HB møde er der tilbagemelding om, at afdelingerne ikke kan undvære deres respektive skabe i mødelokalet, men umiddelbart kan man godt undvære mødelokalet. Og der kan godt være 12 cykler i lokalet, hvis reolen ved ydervæggen fjernes og evt. bordpladen op af væggen ud til gangen ligeledes fjernes. HB besluttede, at Tommy tager kontakt til cykelklubben om evt. samarbejde med opstart af spinning herunder evt. at kunne stille instruktør til rådighed.

2. Hovedkasserer – punktet er behandlet under punkt 3.3.

Evt.

Punkter til næste møde:

Den markedsanalyse som blev omtalt i HB referat fra 270409 punkt 5 vil Svend til næste møde fremlægge nærmere planer for. Foreningen må indstille sig på, at vi selv må skyde lidt penge i gennemførelsen af analysen, hvis vi skal have mulighed for at opnå medfinansiering fra FOU og evt. DGI.

Gå og løbeklubbens fremtid.

Er der basis for at fortsætte? Medlemskab af foreningen? Instruktør aften?

Næste møde:

TIRSDAG DEN 25. AUGUST KL. 19.00

BIF

Hovedbestyrelse