Referat af hovedbestyrelsesmøde

Mandag den 27-04-2009 kl. 19.00
(godkendt)

Tilstede: Tommy Kristensen, Torben Krog, Solveig Haahr Kristensen (deltog kun i mødet til omkring kl. 20.00) , Kurt Poulsen, Svend Lindahl Nielsen og Anne-Mitha Sørensen

Fraværende uden afbud: Gymnastikafdelingen

Referent: Anne-Mitha Sørensen

1. Godkendelse af dagsorden.

Dagorden godkendt.

Godkendelse af referat.

Referat fra mødet den 26. marts 2009 blev godkendt.

3. Meddelelser/orientering

Formanden

Tommy har modtaget brev fra Jammerbugt Kommune om, at ÅHK ønsker træningstid i Bierstedhallen mandage fra kl. 18.00 til kl. 22.00. I brevet opfordrer kommunen til, at vi tager kontakt til ÅHK og derigennem selv finder ud af at fordele timerne imellem os. Hvis ikke vi kan blive enige foretager Folkeoplysningsudvalget fordelingen af timer.

Det vil være katastrofal for BIF, hvis vi må afgive de 4 nævnte mandagstimer, idet både basketball for børn og floorball for såvel børn og voksne glider ud af hallen. En sådan forringelse vil betyde en væsentlig nedgang i BIFs medlemstal, og foreningens økonomi bliver ligeledes negativ påvirket på grund af færre aktive unge, som er berettiget til aktivitetstilskud. Torben kontakter ÅHK og forsøger, at vi finde en mindelig løsning. Skulle der mod forventning ikke komme et tåleligt resultat ud af dette, må vi sende et brev til FO og argumentere for vores problematiske situation, hvis FO stadfæster ÅHKs krav på timer i Bierstedhallen.

Henvendelse fra Motorcykelklubben. Tommy har modtaget en skrivelse omkring de etiske regler, som motorcykelklubben arbejder ud fra. Der er ikke udarbejdet et sæt vedtægter for klubben, og på baggrund herfra kontakter Tommy kommunen, og hører hvad deres holdning er til ønsket fra motorcykelgruppen om at kunne benytte cafeteriet til fast mødested onsdag aften. Fra flere sider blev der udtrykt bekymring om den trafik af motorcykler, der vil forekomme på Idrætsvej – hvad siger beboerne til det? Andre nævnte kan "vores børn" kan lade være med at pille ved de dyre maskiner, når de står parkeret ved hallen? Vil forældre være bekymret for at sende deres børn til sport i foreningen, når der er op mod 25 – 30 motorcykler parkeret ved hallen?

Alkoholbevilling til Bierstedhallens cafeterie.

Tommy har modtaget brev underskrevet af Mogens Gade, at foreningen har fået en tidsbegrænset bevilling gældende indtil 23. september 2010, og samtidig er Rikke Larsen godkendt som frivillig/ulønnet bestyrer.

Vandkøler

Foreningen har på ny indsendt ansøgning 30. marts 2009 til Biersted Vandværk om at få opstillet en vandkøler, idet foreningen har foretaget de nødvendige installationer, som skal være i orden inden opsætningen kan gennemføres. Det forventes, at vandkøleren bliver opstillet, idet flere medlemmer af vandværkets bestyrelse har sagt god for ansøgningen på baggrund af besøg i klubhuset.

Telegrammer til årets konfirmander.

I lighed med tidligere år sender BIF et telegram til alle konfirmander bosat i Biersted, Tommy skriver telegrammerne. Mitha sørger for uddelingen.

b. Næstformanden.

Torben oplyste, at vores 2 flagstænger har fået ny flagknop. Stængerne trænger til en omgang hvid maling. Ifm. med vores jubilæum i 2010 kan vi evt. ønske os nye flagstænger af glasfiber.

På terrassen er der flere borde og bænke, hvor enkelte brædder trænger til udskiftning.

Reparation af fliser og afløb ved kridtrummet. Torben mener, at han vil kunne foretage renoveringen i forbindelse med sit job som halbestyrer.

HB gav Torben bemyndigelse til at indkøbe fornødne materialer til at foretage ovennævnte reparations opgaver.

Torben vil rette henvendelse til Thorn-light, som uopfordret har sendt brev til foreningen om at foreningen kan få en belysningskonsulent på besøg. Vores neonrør i hallen blev senest udskiftet i 2005, så de trænger til udskiftning.

Torben har på auktion i hans gamle firma købt 1 computer og 2 skærme samt fået en computer gratis sammen med beslag til ophængning af projektor i loftet i cafeteriet. Udsugningen i depotrummet har vist sig ikke at fungere optimalt, idet varmen ikke kunne komme ud af rummet på grund af fejl i rørføringerne igennem væggen. Torben har selv klaret reparationen.

Lakering af halgulvet i skolernes sommerferie. Torben har fået accept på hjælp fra 2 malere.

Torben foreslår, at vi begynder at planlægge en langsigtet strategi omkring renovering af klubhuset. Specielt omklædning 4 trænger til en opfriskning.

c. Hovedkassereren

Der er lavet fuldmagter til vores pengeinstitut, således at alle afdelingskasserer + Torben(cafeterie) har mulighed for at hæve kontanter/ byttepenge.

Der er pr. 1. april indsendt regnskab og medlemsregistrering for 2008 til kommunen.

Der er udarbejdet regnskab for 1. kvartal for Hovedkassen.

Solveig arbejder stadig med at få budgettal 2009 ind i det nye regnskabssystem.

Afdelingskasserernes arbejde kan Solveig følge i det nye system, ligesom Solveig kan give support, hvis kassererne står med et problem.

Da det endnu ikke er lykkedes, at finde en ny hovedkasserer, så har Tommy bedt Solveig komme med et bud på, hvad hun skal have i honorar for at lave foreningens regnskab i det kommende år. Beløbet vil være 4.000 kr. pr. måned + 2.000 kr. ekstra for at færdiggøre regnskabet op til generalforsamlingen.

Solveig ønsker at stoppe som hovedkasserer, men er parat til indenfor den nærmeste måned at hjælpe en ny person i gang med arbejdet.

HB beslutter, at vi alle via mail dialog holder hinanden orienteret om, hvem/hvad øsning vi finder på hovedkasserer området.

d. Fodbold

Desværre tabte serie 3 i weekenden, så der skal kæmpes, hvis holdet skal være med i oprykningsspillet. Der er lavet et old boys hold: damer og ungdom ser fornuftig ud. Forberedelserne til Nørhalnestævnet er i fuld gang. Der bliver tryk på vores baneanlæg til stævnet, idet der bliver væsentlig flere kampe i forhold til sidste år. Et engelsk hold kommer i uge 31. Fodbold håber, at der er frivillige, der vil tage en tørn i uge 31, idet spillerne skal have alle måltider i fem dage.

Der har været lidt problemer omkring sponsortegningen og hvem der kompetence til at foretage indkøb af spilletøj, men fremadrettet er det bragt i

orden.

e. Badminton

U 15 blev nummer 2 ved kredsmesterskabet.

Klubmesterskaberne blev en lang trukket affære, men en rigtig hyggelig aften.

Stævne planlægningen vil ved næste års klubmesterskaber blive tilrettelagt på en mere hensigtsmæssigt måde, så kampene bliver mere komprimeret.

Sommertræningen om onsdagen er startet.

2 personer har forespurgt om der er mulighed for at spille tennis i år.

Kurt oplyste, at badminton ikke ville yde økonomiske støtte til opstart. Det drejer sig om ca. 15.000 kr. til grus, men de interesserede har fået det svar, at hvis de kan finde medlemmer og økonomi til det, så var det helt i orden at få tennisanlægget startet op igen.

f. Gymnastik

Intet

Håndbold

U 10 drenge c blev kredsmestre.

Diverse afslutninger har fundet sted.

Afdelingen har stillet med tidtagere i såvel Biersted- som Vadumhallen ved ÅHKs Påskestævne.

Har haft forårsoprydning i anlægget lørdag den 18. april.

Den 14. maj skal ungdomsspillere ud at sælge lodsedler for Aabybro Y´Men´s Club.

Afdelingen er i gang med at finde trænere til næste sæson.

.

4. Behandlingspunkter/ diskussion

a. Fastlæggelse af datoer for årsmøder og generalforsamling i 2010.

Årsmøde: Fodbold mandag den 8. februar

Gymnastik tirsdag den 9. februar

. Håndbold onsdag den 10. februar

. Badminton torsdag den 11. februar

Generalforsamling : Mandag den 29. marts

Alle møder starter kl. 19.30.

Svend foreslog, at vi inviterede en foredragsholder til generalforsamlingen, således at der virkelig var noget at komme efter udover gennemgangen af det forløbne år.

Status på løbeklub

Kurt og Svend redegjorde for forløbet af opstartsmødet den 20. april.

Helt overvældende interesse for at komme med i arbejdet omkring opstart.

17 var mødt op og ud af disse blev 7 valgt til en styregruppe, som vil tilrettelægge ruter og grupper. Der bliver 4 kategorier. Personer der kan løbe 10 km. på 1 time. Personer der kan løbe 3 til 5 km. på en time. Personer som vil løbe og lunte, og endelig en gruppe der vil gå.

Styregruppen har selv fundet sponsor til trykning af løbeseddel med opstarten, der finder sted 5. maj kl. 18.30.

Der bliver ingen kontingent i perioden frem til sommerferien, og herefter vil styregruppen vurdere, om der stadig er basis for at fortsætte efter ferien, og

på det tidspunkt vil kontingentstørrelse blive besluttet, ligesom der skal besluttes, hvilke afdeling, som løbeklubben skal lægges ind under.

Besøg af løbe instruktører og kostvejledere blev nævnt som muligheder for at skabe en klubaften for alle 4 kategorier.

Vedr. hjemmesiden  HYPERLINK "http://www.bierstedif.dk"
www.bierstedif.dk

Jan Vad og Jens-Kristian Sørensen deltager på torsdag i et DGI kursus om

hvordan man laver hjemmesider. Vi inviterer Jan og Jens-Kristian med til

næste HB møde med henblik på, at få hjemmesiden sat i gang.

Der er kommet et tilbud fra Printfoaalborg om trykning af

Biersted NYT.

Tilbuddet er ikke billigere end hos MultiTryk i Jerslev, hvor vi får Bladet trykt, så vi bibeholder MultiTryk.

5. Evt.

. Svend foreslog, at foreningen på grund af det faldende medlemstal igennem de senere år foretager en markedsanalyse i samarbejde med Biersted Skole.

Spørgeskemaet skal bl.a. indeholde en lang række spørgsmål. Eksempler:
Motion er oppe i tiden. Hvorfor går mange børn ikke til sport?

Har foreningen de rette tilbud til de unge?

Har du tidligere gået til sport?

Hvorfor er du stoppet?

Alternativ motion for unge – Skovsgård blev nævnt som eksempel på en klub,

der har satset på børnemotion i forskellige former.

HB fandt ideen god med en markedsanalyse, og Svend undersøger om vi evt. kan indhente kommunal støtte til gennemførelsen af analysen.

Håndbolds afdelingskasserer har regnskaber gemt helt tilbage fra sidst i halvfemserne og efterhånden fylder de ca. 10 meter hyldeplads. Ellen har spurgt, om hun kan nøjes med at gemme de seneste 5 års regnskab.

Foreningen skal kun opbevare regnskaberne 5 år tilbage, så alt hvad der er mere end 5 år må gerne makuleres.

"Idekasse" – emner som kan tages op ved lejlighed

Svend foreslog, at vi på HB møderne i årets løb havde forskellige temaer,

således at vi i foreningen tilsigter at lave en mere langsigtet strategi i vores opgaveløsninger med henblik på vedligeholdelse og udvikling af vores klubhus og forening.

På næste HB møde er temaet spinning.

Konkret indhentes tilbud på cykler.

Har foreningen et sted til placering af cyklerne?

Er det gamle mødelokale en ide?

Kan vi undvære mødelokalet til dette formål?

Afdelingsformændene bedes undersøge ovennævnte i deres bagland.

7. Næste møde

TORSDAG DEN 4. JUNI KL. 19.30

(bemærk mødetidspunktet)

BIF

Hovedbestyrelse